¿Qué es un sistema ERP? Tipos, aplicaciones y cómo elegir el más apropiado.

qué es un sistema erp
Sistemas ERP – Tipos y aplicaciones prácticas

¿Conoces ya las ventajas de usar un sistema ERP para optimizar la eficiencia de tu empresa? en este artículo te mostraré cómo un ERP será tu mejor aliado en lo que respecta a los softwares de gestión empresarial, contabilidad y mucho más.


☝️ ¿Qué es un ERP y para qué sirve?

Los avances sin precedentes de las tecnologías de la información y la comunicación en el nuevo siglo, han llevado al sector empresarial a comprender su influencia y beneficios en cada uno de sus procesos de gestión, con el fin de optimizar sus procedimientos y obtener mayores y mejores resultados.

La microelectrónica, tanto como la producción de hardware y software, sirven en este caso como aplicaciones informáticas para que las empresas y todo tipo de organizaciones sistematicen sus procesos de gestión en contextos cada vez más complejos, donde se requieran, entre otras cosas, una base de datos y flujos de información en tiempo real para la toma de decisiones en materia de inventarios, contabilidad, finanzas, distribución del producto, marketing, entre otros.


Aquí te dejo un breve video-resumen sobre qué es un ERP y para qué sirve.

https://www.youtube.com/watch?v=3LpGkoMvlWs

 

Un sistema ERP, entonces, se convierte en una poderosa herramienta de gestión empresarial para aquellas que necesiten un mayor control de los procesos a través de sistemas, con el objetivo de hallar resultados extraordinarios no sólo en sus retornos financieros sino en los métodos de trabajo y en el uso racional de la información.


🎯 ¿Qué significa ERP? (Enterprise Resource Planning)

Definición de ERP: Las siglas ERP responden a las palabras anglosajonas Enterprise Resource Planning, que en español significa: planificación de recursos empresariales. Por tanto, es un término utilizado por el sector empresarial para identificar el conjunto de actividades que realiza una organización determinada en función de administrar su negocio.

Se trata de un software o paquetes de software cuyo objetivo más importante es asimilar de un modo integral los procesos de gestión internos, para facilitar a los empleados y equipos de trabajo flujos de información conscientes y precisos para que las decisiones puedan ajustarse y responder a datos reales.

Un buen ERP, está diseñado para recopilar y organizar datos de los distintos niveles de una organización, para luego conectarlos con los procesos comerciales que se ejecutan entre departamentos. El software, pues, ayuda a una empresa a estandarizar y automatizar sus procesos con la finalidad de mejorar la eficiencia de sus operaciones.

Con esto se garantiza, entre otras cosas, un mejor ahorro de tiempo y dinero, pero además, y lo que es más importante, provee a la empresa de un enfoque integrado que hará que todos trabajen en base a los mismos datos y estén al tanto de los mismos indicadores de rendimiento.


En este sentido, y para efectos de una definición más exacta, un ERP tendría las siguientes definiciones de acuerdo a distintos expertos y autores:
“Un ERP es un método para la planificación efectiva y el control de todos los recursos necesarios para tomar, hacer, enviar y contar pedidos de clientes en una fabricación, distribución, servicio o compañía.” Inventory Control Society.

“El ERP consiste en un paquete de software comercial que apunta hacia la integración perfecta de toda la información que fluye en la empresa: recursos financieros, contables, humanos, cadena de suministros e información del cliente” Davenport.

“Se trata de sistemas o paquetes de sistemas de información configurables, que integran datos y procesos basados ​​en la información dentro y a través de áreas funcionales en una organización” Kumar y Van Hillsgersberg.

Dicho esto espero que te hayas familiarizado profundamente con el significado de ERP.


☑️ Aplicaciones ERP + ERP Open Source Gratis

Una empresa utiliza sistemas ERP de acuerdo a los procesos comerciales y administrativos específicos que desea mejorar. Esto quiere decir que si dicha empresa está dedicada a la venta de productos, los módulos del software serán distintos a los de una empresa dedicada a la producción de servicios. En otras palabras, las aplicaciones del ERP de la empresa dependen de la naturaleza del negocio, sus necesidades puntuales, las estructuras organizativas y los puntos críticos de gestión.

Una empresa que vende productos, por ejemplo, requerirá de un software que tenga funciones de fabricación, cadena de suministro y distribución. Para el caso de una empresa de servicios, las aplicaciones de ERP deben tomar en cuenta módulos en los servicios de campo y las operaciones de ventas. Estas aplicaciones, para que sean útiles y efectivas, deben integrarse de forma coordinada a otros sistemas de software que la empresa utiliza.

Entre las aplicaciones del ERP más importantes, se encuentran:

  • Fabricación: ingeniería, listas de materiales, programación, capacidad, flujo de trabajo gestión, control de calidad, gestión de costes, proceso de fabricación, proyectos de fabricación, flujo de fabricación.
  • Finanzas: agrupa los datos financieros y genera informes contables, balances y estados financieros trimestrales, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, activos fijos.
  • Gestión de proyectos: costos, facturación, tiempo y gastos, unidades de rendimiento, gestión de la actividad.
  • Gestión de recursos humanos: procesa datos y genera informes sobre temas relacionados a evaluación de desempeño, contratación de empleados, capacitación y desarrollo profesional, nómina, tiempo y asistencia, beneficios, entre otros.
  • Gestión de inventario: reúne datos y genera informes sobre activos no capitalizados y artículos en stock.
  • Gestión de la cadena de suministro: reúne datos y genera informes sobre materiales, pedido de efectivo, compras, planificación de la cadena de suministro, programación de proveedores, cálculo de comisiones, entrada de pedidos.
  • Gestión de las relaciones con los clientes: ventas y marketing, comisiones, servicio, contacto con el cliente y soporte de centro de llamadas, almacén de datos y varios autoservicio interfaces para clientes, proveedores y empleados.

A medida que la metodología ERP se ha vuelto más popular en sus diferentes variantes (ERP Open Source, OpenERP, ERP online), las aplicaciones ERP han crecido para ayudar a los gerentes de negocios a implementar el concepto del en otras actividades empresariales.

El objetivo básico de usar un sistema de planificación de recursos empresariales es proporcionar un repositorio central para toda la información que es compartida para mejorar el flujo de datos en toda la organización.

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La utilización del ERP contribuye a desarrollar un negocio más eficiente, más delgado, mejor automatizado e integrado a través de sofisticadas soluciones tecnológicas. En ese sentido, el propósito del software ERP se centra en resolver el problema de los compartimentos estancos en las empresas.

Los modelos de negocio estancos, lo que en España podríamos bautizar como reinos de taifas, se basan en el aislamiento de las diferentes partes de la organización. El negocio que se hace en cada departamento es secreto del resto, y no hay colaboración entre los mismos.

Este tipo de modelo de negocio a menudo lleva a los celos entre los departamentos, la confusión y la falta de conocimiento compartido, y un malentendido general de los objetivos de la empresa. En resumen, puede ser un desastre. Aquí es donde la planificación de recursos empresariales entra en escena.

El software ERP ayuda a impulsar a los departamentos para colaborar mejor y tener una mayor transparencia en toda la empresa. Las soluciones de planificación de recursos empresariales permiten a todos compartir los mismos datos y estar en la misma página, por lo que hay menos confusión entre departamentos.


🔑 Sistemas ERP para Pymes

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El acrónimo pymes es utilizado mayormente para identificar a la pequeña y mediana empresa. Desde luego, cuando hablamos de paquetes de software para empresas, es necesario hacer la distinción de que un ERP para una empresa grande, compleja, con decenas de departamentos y miles de empleados, jamás será el mismo ni tendrá la misma utilidad para una pequeña o mediana empresa.



Sin embargo, y aun cuando los costes e implementación del ERP resultan una limitación constante, las empresas pymes realizan grandes y positivos esfuerzos para incorporación de estos software en los procesos de gestión. La principal razón es que este tipo de software empresariales cooperan con el crecimiento, optimización y proyección de un pymes hacia el futuro.

Para esto, las empresas deben tomar en consideración que el uso de un software ERP pymes, para que sea efectivo y útil, debe contemplar los siguientes aspectos:

  • El ERP pymes debe responder a la estructura de la organización, el modelo de negocio, la visión empresarial y las estrategias de gestión. La implementación de este tipo de software son extraordinariamente útiles, pero deben ser coherentes con la empresa y sus objetivos.
  • Hay que responder a las dudas de costes, implementación y ejecución del ERP para pequeñas y medianas empresas, antes de utilizarla como estrategia de gestión. Estas respuestas deben estar sujetas al modelo de negocio, capacidad de inversión, y sobre todo, a las proyecciones de rentabilidad que pudiera generar el uso del sistema.
  • El software que sea seleccionado para tales fines, debe contemplar las principales aplicaciones ERP, en dependencia de si se trata de un pymes de ventas o de servicios.
  • El empresario pymes debe tener claridad que el uso de un ERP ofrecerá a su negocio las siguientes ventajas y beneficios: automatización, precisión y rapidez en los procesos de gestión; aumento del rendimiento; retornos financieros extraordinarios; trabajo colaborativo; uso de información para organizar mejor los procesos; sistematización de las tareas y funciones; datos reales de indicadores para la toma de decisiones; mayor control, mejora de la eficiencia y crecimiento empresarial.

⚙️ Tipos de ERP

En la actualidad podemos encontrar dos clases o tipos ERP para Pymes y grandes multinacionales, la modalidad dependerá mucho de tu modelo de negocio.

VERTICALES
Se trata de soluciones de software especializados para ser utilizados por una empresa determinada, y que por tanto responden a necesidades puntuales de la misma.

HORIZONTALES
Se trata de aplicaciones útiles para la administración de cualquier empresa, y que a partir de esa premisa genérica permiten la configuración específica.

Además de estas modalidades, los tipos de ERP también están sujetos a las siguientes características: si el sistema es a medida o genérico, y si es de código abierto (open source ERP) o código cerrado. Veamos:

ERP A MEDIDA
A medida: se trata de software 100% adaptables a las necesidades de la empresa. Posee un alto coste de elaboración y por lo general es más complejo para su implementación en la empresa.

ERP PREDEFINIDO
Genéricos o predefinidos: en este caso hablaríamos de sistemas más económicos, prediseñados y de fácil implantación.

La gran mayoría de sistemas ERP que se encuentran en el mercado tienen estas características y modalidades. La elección dependerá de la naturaleza de la empresa o negocio, y de la cantidad de recursos que se tengan para invertir en un tipo u otro.

OPEN SOURCE ERP
Open source ERP: se trata de un tipo de software de código abierto en el que la empresa puede aumentar o reducir a gusto sus niveles de funcionabilidad, así como la posibilidad de customizarlo y adaptarlo de acuerdo a las necesidades del negocio. Para este caso, la principal preocupación es que la empresa debe tener un equipo altamente capacitado de desarrolladores, además del tiempo de elaboración e implementación.

CÓDIGO CERRADO
Código cerrado: el software ERP con código cerrado tiene la connotación de privado o pertenece a propietarios específicos. La principal característica de este tipo de sistemas es que la empresa no tiene acceso a su código fuente y sólo puede ser alterado por sus desarrolladores.

Existen dos grandes tipos de ERP en la actualidad: los sistemas de instalación local y aquellos ERP online gratuitos o por suscripción, o ERP en la nube. Para las empresas resulta complejo y a veces ambiguo elegir el tipo de modalidad. Lo más recomendable en este caso es conocer los prototipos y adaptarlos a las necesidades o niveles de complejidad de la empresa.

INSTALACIÓN EN LA NUBE
Para el caso de los sistemas en la nube, la empresa puede encontrar este servicio de forma paga o bien mediante ERP online gratuitos. La principal característica de esta modalidad es que mientras el modo local limita el uso del sistema al lugar y dispositivo en que haya sido instalado, un sistema ERP online permite acceder a él en cualquier dispositivo que tenga conexión a internet.

INSTALACIÓN EN SERVIDOR LOCAL
Los ERP locales tienden a diseñarse para empresas grandes, complejas y homogéneas. La gran mayoría de software que se generan para este tipo de organizaciones se ejecutan en las instalaciones de la empresa de manera local. Lo que quiere decir que el uso de este tipo de sistemas se encuentra limitado al lugar y al dispositivo donde haya sido instalado.

Los módulos ERP online están concebidos para ser articulados de forma flexible, lo que puede  reducir los costes y la complejidad de su implementación. Sin embargo, aún con todas sus ventajas, una de las principales preocupaciones de las empresas al colocar sus sistemas y datos en la nube son los riesgos de seguridad y la posible pérdida de control de sus datos.


🎯 Sistemas ERP y sus ventajas

Ventajas

  • Fácil de usar para los ejecutivos de nivel superior, no se requiere una amplia experiencia informática en operaciones.
  • Proporciona entrega oportuna de información resumida de la compañía.
  • La información que se proporciona se comprende mejor.
  • Datos de filtros para la gestión.
  • Mejora a la información de seguimiento.
  • Ofrece eficiencia a los que toman las decisiones

Desventajas

  • Las funciones son limitadas, no pueden realizar cálculos complejos.
  • Es difícil cuantificar los beneficios y justificar la implementación de un EIS.
  • Los ejecutivos pueden encontrar una sobrecarga de información.
  • El sistema puede volverse lento, grande y difícil de administrar.
  • Difícil de mantener los datos actuales.
  • Puede conducir a datos menos confiables e inseguros.
  • Las pequeñas empresas pueden enfrentar costos excesivos para la implementación.
  • Demasiado detallado orientado
Sistemas erp

⌛ Historia del ERP

ORÍGEN ERP
1960

EVOLUCIÓN EN LOS SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROCESOS DE PRODUCCIÓN
1970

CRECIÓ PARA ABARCAR MÁS PROCESOS DE FABRICACIÓN,
1980

EL TÉRMINO ERP FUE ACUÑADO
1990

Desde sus inicios, los sistemas ERP fueron testigos de los asombrosos desarrollos en materia de hardware y software. Al menos durante la década de los sesenta, un buen número de empresas habían diseñado, elaborado e implementado sistemas de gestión automatizados, la mayoría para optimizar el control de inventarios.

En esta parte de la historia de los ERP, los sistemas tenían como base lenguajes de programación como Fortran, Algol y Cobol. Luego, por la década del 70, entraron los sistemas de planificación de requisitos del producto de acuerdo con un programa maestro de producción.

Sobre esta misma ruta, en la década de los ochenta, las empresas comenzaron a incorporar sistemas de software para planificar sus recursos con énfasis en el proceso de fabricación. Estos sistemas evolucionaron hacia software que luego incorporarían las áreas de producción, distribución, recursos humanos, finanzas gestión de proyectos e ingeniería.

A partir de allí, y a finales de la década de 1980, aparecen por primera vez los sistemas ERP, con todo el poder de coordinación e integración interfuncional de la empresa, con los elementos conectados entre sí, y tomando en cuenta aspectos como la contabilidad, finanzas, servicio y mantenimiento, transporte, además de la producción, distribución y recursos humanos, en todo un espectro que ofrecía a la empresa beneficios en cuanto a accesibilidad, visibilidad y coherencia.

Durante y después de la década de 1990, los diseñadores de ERP añadieron más complementos y con mayores niveles de especialización llamados “extensiones ERP”. Entre las extensiones más importantes se encuentran: planificació y programación avanzada (APS), gestión de relaciones con clientes (CRM), y suministro de gestión en cadena (SCM).


®️ Mejores marcas en aplicaciones ERP

Estas son las Marcas líderes del mercado a nivel mundial en lo que a sistemas ERP se refiere, pero no olvides que tenemos a la mano recursos gratuitos, económicos y muy ajustados a nuestra necesidad.


JD Edwards EnterpriseOne:

También de la firma Oracle, este software proporciona funciones prediseñadas con énfasis en la ingeniería de procesos y gestiones comerciales. Los módulos cuentan análisis de procesos, CRM, fabricación, finanzas, gestión de proyectos, recursos humanos, entre otros.

SAP:

SAP R/3 y B1:SAP es uno de los proveedores más emblemáticos de software ERP. Su oferta consiste básicamente en un software que puede soportar desde empresas pymes hasta corporaciones y trasnacionales. Es personalizable, ofrece módulos prediseñados y aplica para finanzas, gestión de relaciones para clientes (CMR), compras, informes, almacenamiento, entre otros.

ORACLE:
Oracle E-Business Suite Financials y PeopleSoft Enterprise:

En este caso Oracle ofrece paquetes de software fáciles de emplear, centrados en la industria de servicios financieros. Quienes trabajan con este sistema de ERP, cuentan con módulos de planificación dinámica, confección de presupuestos, retornos financieros, entre otros.

Microsoft Dynamics NAV y AX 2009:

Microsoft tiene dos ofertas de sistemas ERP: Microsoft NAV, orientado al ERP pyme, cuyo software ofrece módulos para análisis, comercio electrónico, CRM, gestión de la cadena de suministro, fabricación y finanzas; y en segundo lugar, Microsoft AX 2009, concebido para grandes y medianas organizaciones, empresas de fabricación, comercio mayorista y minorista.

LN/Baan:

Este software de Infor Global Solutions, está dirigido para el sector industrial de manufacturas. Su diseño toma en cuenta sistemas para productos y cadenas de suministros complejas. Está pensado para grandes empresas de producción e ingeniería a pedido. La empresa Ferrari, Boeing, Fiat y British Aerospace, trabajan con este software.
Conclusión

Sin duda alguna, el uso de ERP en el mundo empresarial moderno es una poderosa herramienta para mejorar los niveles de competitividad, reducir costes, mejorar la logística, optimizar los procesos operativos y reunir información valiosa para la toma de decisiones. Son soluciones viables que integran coherentemente las principales actividades de una empresa, en función de recabar información en tiempo real, organizarla y colocarla al servicio de los objetivos.

Sea que la empresa utilice un ERP online o local al servicio de una organización grande, compleja o pyme, este tipo de sistemas garantizan sobre todo seguridad desde un punto de vista gerencial, organizacional y operativo. Más allá de las preocupaciones que se producen en materia de costes e implementación, la planificación de recursos empresariales representa un enfoque novedoso que toda empresa con visión de futuro debe incorporar a su plan de gestión.

En esto consiste formar parte de la era de la información: servirse de las herramientas de la época, adaptarse, y perfilar una ruta de crecimiento a través de la automatización de procesos que en otros tiempos eran casi imposibles de controlar.

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6 comentarios en “¿Qué es un sistema ERP? Tipos, aplicaciones y cómo elegir el más apropiado.”

  1. Sin duda alguna uno de los mejores artículos que simplifica y resume ampliamente todos los conocimientos y nociones generales que cualquier responsable de compra de ERP debe de conocer a la hora de una elección tan importante como esta.
    No olvidemos que un ERP es el motor de las empresas y sobre el cual va a sostenerse el modelo de negocio durante los próximos años, no nos pongamos limites que frustren la capacidad de crecimiento a medio largo plazo, no escatimemos recursos puesto que un ERP es de uso diario y no olvidemos que seguro lo acabaremos pagando en dolores de cabeza, problemas, y en definitiva, tiempo. Tiempo es dinero, así que contra mas eficiencia en el software, menor perdida de tiempo, mayor control, mayor toma de datos para decisiones y mejor funcionamiento general en los negocios. Lo bonito es como se dice últimamente, INDUSTRIA 4.0 o era digital.

    1. Víctorgbusta

      No podría estar más de acuerdo contigo, mantengo que un negocio que se sostiene sin control es sólo casualidad, como un reloj parado que da la hora bien dos veces al día.
      Tenemos la capacidad de beneficiarnos de las métricas claves, los datos y las tendencias, no usar esto en nuestro beneficio mientras nuestra competencia no pierde detalle, sólo puede deberse a falta de conocimiento. No cabe duda de que un sistema ERP es obligatorio en cualquiera de sus variantes. Saludos

  2. Me ha parecido un artículo fenomenal y de gran valor, estaba buscando información sobre sistemas ERP y software ERP online. Creo que me voy a guardar vuestro mega post en favoritos :)

    1. Víctorgbusta

      Gracias por tu valoración y comentario, nos alegra poder ayudarte a mejorar tu negocio y crear más oportunidades. Un saludo!

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